GED - Gestão de Documentos

Permissões

243 views 23/06/2021 21/07/2021 alexandre-manoel 2

O módulo GED – Gestão de Documentos possui dois tipos de configurações para permissões com o intuito de proporcionar maior controle e segurança no acesso às pastas e documentos.

  • Permissões globais: realizada diretamente na Plataforma SeniorX através de um papel, no qual o usuário herdará, caso pertença ao mesmo;
  • Permissões locais: realizada de forma individual nos documentos e pastas.

Permissões globais

As permissões globais tem por objetivo fornecer acesso ao GED, as funcionalidades de upload de arquivos e criação de pastas. Estas opções são configuradas por papel, sendo que o usuário que pertencer ao mesmo herdará os privilégios configurados.

Importante: As opções “Visualizar” dos recursos “Documento” e “Pasta” nas permissões globais não sobrepõem as permissões locais — salvo a opção “Gestor de documento”, que tem por objetivo fornecer acesso irrestrito a visualização e gestão do GED como um todo.

Opções das permissões globais (por papel)

Recurso Editar Visualizar
Assunto Permite adicionar/excluir/alterar um assunto, além de adicionar os interessados. Permite visualizar a lista de assuntos.
Documento Permite realizar o upload de arquivos e preencher o fluxo de publicação. Permite visualizar os documentos.
Gestor de Documentos Em combinação com as opções de “visualizar documento” e visualizar pasta, esta opção permite que os usuários contidos no papel consigam realizar todas as funções possíveis no GED, mesmo que não sejam donos dos arquivos e pastas.

Com esta opção o papel não precisará estar configurado nas permissões locais (nos documentos e pastas individualmente).

N/A
Pasta Permite criar e gerenciar pastas criadas pelo usuário.

Para gerenciar outras pastas será necessário permissão “Editar” de maneira explícita na mesma.

Permite visualizar as pastas criadas.

Para visualizar pastas de outros usuários será necessário que os mesmos atribuam permissão “Visualizar” de maneira explícita na mesma.

Observação: Atribua a permissão “Gestor de documentos” com cuidado! As demais permissões locais são  ignoradas quando o usuário possui o privilégio de gestor, lhe fornecendo acesso total às informações da aplicação. O usuário poderá realizar alterações sensíveis, como a remoção de permissões de documentos e pastas ou exclusões.

Permissões locais

As permissões locais têm por objetivo validar quem poderá visualizar documentos e pastas, compartilhar, modificar, excluir, mover, realizar revisões, downloads e fornecer permissões.

Exemplo de atribuição de permissões em uma pasta

Opções GED locais

As opções abaixo podem ser aplicadas para um usuário ou papel.

Importante: o Item “editar” na tabela abaixo foi separado em pastas/documentos para melhor compreensão das ações sobre eles.

Visualizar Permite visualizar documento ou pasta e gerar um link de compartilhamento para visualização do documento.
Download Permite visualizar documento ou pasta, gerar link de compartilhamento de visualização e realizar download do documento.
Editar (Pasta) Permite visualizar, mover e remover a pasta além de adicionar ou remover permissões para outros usuários ou papéis.
Editar (Documento) Permite visualizar, compartilhar, criar nova versão, mover , realizar revisão, visualizar o histórico de versões, realizar download e excluir o documento. Também permite  adicionar ou remover permissões de outros usuários ou papéis.

Observação: Para que uma pasta possa ser movida, todas as pastas e documentos filhos, inclusive ela, obrigatoriamente precisam ter o papel e/ou usuário com nível de permissão “Editar”. A única exceção para movimentação é se o usuário ter a permissão “Gestor de documentos” em algum dos papéis ao qual pertence, neste cenário as permissões da pasta serão desconsideradas e a movimentação permitida.

Herança de permissões

Por padrão todos os documentos e pastas criados dentro de uma determinada pasta que já possua permissões, irão herdar as mesmas:

  • A pasta “compras” possui a permissão “Editar” para o usuário “João” e o papel “Financeiro”;
  • Dentro dela é criada uma subpasta chamada “Material de expediente”;
  • Automaticamente as permissões da pasta pai “compras” serão replicadas na pasta “Material de expediente”.

Observação:

Por se tratar de um novo recurso, a estrutura das permissões atuais não será alterada, com a finalidade de minimizar o impacto da mudança. Para replicar as permissões de uma pasta pai para as subpastas basta utilizar o recurso de replicação descrito logo abaixo para que os demais itens dentro dela recebam a herança. Caso exista um documento dentro de uma pasta com permissões extras em relação a pasta pai, ao atualizar (a pasta pai), estas serão adicionadas e removidas ou alteradas somente as permissões em comum, sendo que as demais não serão alteradas, sendo mantidas  conforme foram configuradas.

Replicação de permissões

A replicação de permissões é útil para quando existe uma hierarquia da pastas e documentos muito grande e se deseja adicionar ou remover permissões em todas as subpastas e seus documentos. Cada vez que adicionada, removida ou modificada a permissão de uma pasta, durante o processo de salvamento será questionado se as permissões devem ser replicadas ou não para as demais pastas e documentos filhos. Caso positivo, todos subitens irão herdar as novas atualizações ou deixar de ter as permissões que foram removidas da pasta pai, se for o caso.

Importante: O processo de replicação de permissões acontece de forma assíncrona, assim que concluída a replicação o usuário receberá uma notificação de conclusão na Plataforma SeniorX.

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