Integração BPM e GED

Visando a evolução de nossa ferramenta, lançamos recentemente uma nova funcionalidade, agora é possível integrar processos BPM com o GED. Com isto, anexos e documentos inseridos em etapas do processo serão integrados (ao GED). Será possível organizar os arquivos em pastas customizáveis, para melhorar o gerenciamento e armazenamento dos documentos.

Como configurar

Para ativar e configurar a integração com o GED, basta acessar a área de trabalho do processo que desejar realizar a integração. Utilize o menu Senior X Platform > BPM > Processos (vísivel apenas para gestores de processos), selecione o processo desejado e clique no card de integrações:

Acessando opção de integração com GED no BPM

Construindo destino dos arquivos

Para facilitar a organização de seus arquivos, é possível construir o destino da maneira que desejar. A criação de pastas é possível clicando em qualquer área do campo de texto e digitando o nome desejado. Digite / (tecla barra) ou pressione Enter para confirmar o nome digitado.

Observação: as pastas serão criadas apenas quando ocorrer a integração. Se preferir, através do ícone de pastas é possível navegar pelo GED e escolher um caminho já existente e também adicionar variáveis ao destino, que serão pastas criadas de forma dinâmica para organizar melhor seus arquivos.

Variáveis

Utilizando as variáveis no destino do arquivo é possível criar um caminho dinâmico e específico para os arquivos integrados. Além das variáveis do próprio processo, é possível inserir variáveis predefinidas:

Nome Valor
Nome do processo Nome do processo integrado
Identificador do processo Código específico do processo
Número da solicitação Número da solicitação que ao ocorrer a integração
Nome do usuário que criou a solicitação Nome do solicitante
Nome do usuário Usuário corrente ao realizar a integração
Número que indica o dia 01-31 Número do dia que ocorrer a integração
Número que indica o mês 1-12 Número do mês que ocorrer a integração
Número que indica o ano Número do ano que ocorrer a integração

Configuração da Integração

Após definir o caminho que o arquivo será adicionado durante a integração é necessário definir o assunto, quando será publicado o documento no GED, o autor dos documentos e a permissão.

Assunto

O assunto é um agrupador utilizado no GED, que serve tanto para caracterizar um documento, mas também para notificar interessados do assunto quando há um novo documento. É possível criar um assunto através do menu acessando Senior X Platform > GED > Gerenciar Assuntos.

Publicar documento

Este campo servirá para definir em que momento do processo será realizada a integração:

  • A cada atividade tratada: a cada etapa do processo ocorrerá a integração, ou seja, se houver mudanças ou exclusão de arquivos durante as etapas, refletirá no GED.
  • Na conclusão da solicitação: Os arquivos só serão integrados ao GED na última etapa do processo.

Autor

Este campo definirá quem será o autor do documento ao ser integrado no GED:

  • Usuário corrente: usuário que estiver tratando a etapa em que ocorrerá a integração;
  • Solicitante: o autor será o solicitante;
  • Informar usuário: ao selecionar esta opção, ficará disponível um campo onde é possível preencher com algum usuário cadastrado na Plataforma. Para listar e/ou cadastrar um novo usuário (disponível apenas para administradores), acesse o menu Tecnologia > Administração > Gestão dos Usuários.

Permissão para visualizar

Este campo definirá quem terá permissão para visualizar os documentos integrados.

  • Usuário corrente: usuário que estiver tratando a etapa em que ocorrerá a integração;
  • Solicitante: permissão apenas para o usuário solicitante;
  • Informar usuário: ao selecionar esta opção, ficará disponível um campo onde é possível preencher com algum papel cadastrado na Plataforma. Para listar e/ou cadastrar um novo papel (disponível apenas para administradores), acesse o menu Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão dos Papéis.

OBS: Após ativar a integração, acesse o fluxo de seu processo e publique para a configuração refletir em novas solicitações.

1 Comments
  • gabriel.rissatti says:

    Bom dia, mesmo seguindo todos os passos simples não consegui integrar.. alguém conseguiu?
    Muito obrigado.

    17/08/2021 at 09:26
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